Prowadzenie każdego biznesu wiąże się z wieloma obowiązkami koniecznymi do wykonania w określonym terminie. W przypadku mikro i małych firm, a w szczególności przy działalności jednoosobowej oznacza to, że większość lub wszystkie z tych obowiązków muszą być wykonane przez samego przedsiębiorcę. Prowadzi to zazwyczaj do przemęczenia i stresu związanego z potrzebą dotrzymania terminów.

Wirtualna asystentka – co to takiego?

Jest to usługa dedykowana przedsiębiorcom oraz osobom indywidualnym. Polega ona na przejęciu wykonywania zazwyczaj rutynowych i powtarzalnych zadań wymagających dostępu do komputera i internetu, obsługi specjalistycznych narzędzi komputerowych, dostępu do odpowiedniego zaplecza biurowego, umiejętności komunikacyjnych, znajomości technik sprzedaży, marketingu i obsługi klienta. Wyniki pracy wirtualnej asystentki są przekazywane przy użyciu narzędzi do komunikowania się na odległość, np. telefon, e-mail, komunikatory internetowe lub poprzez dostęp online do systemu zarządzania projektami.

Czym zajmuje się wirtualna asystentka?

W ramach usług wirtualnej asystentki możemy wyróżnić następujące kategorie usług:

• wirtualna asystentka społecznościowa

Jest to osoba zajmująca się codzienną obsługą profili społecznościowych klienta – dodawaniem wpisów, moderowaniem komentarzy i odpowiadaniem na nie, obsługą wiadomości bezpośrednich, wyszukiwaniem interesujących klienta wydarzeń, przygotowywaniem webinariów, rejestracją uczestników, zarządzaniem kontaktami, czy moderowaniem sesji pytań i odpowiedzi.

• wirtualna asystentka graficzna

Taka usługa polega na przygotowywaniu grafik na potrzeby ulotek, wizytówek, wpisów na portalach społecznościowych, obróbce zdjęć i wideo ndo publikacji na stronie internetowej lub innych mediach.

• wirtualna asystentka marketingowa

Jest to osoba odpowiedzialna za zarządzanie kampaniami marketingowymi na portalach społecznościowych oraz w wyszukiwarkach.

• wirtualna asystentka tworząca treści

Jest to osoba, która tworzy treści na potrzeby bloga, newslettera, przygotowuje oferty handlowe oraz tworzy teksty na potrzeby ulotek, folderów i artykułów promocyjnych. Może także zajmować się korektą i redakcją dostarczonych treści.

• wirtualna asystentka telefoniczna

Jest to osoba zajmująca się odbieraniem telefonów, telefonowaniem do klientów np. z przypomnieniem o spotkaniu lub wizycie, dokonywaniem telefonicznych rezerwacji, marketingiem telefonicznym, zarządzaniem wysyłkami SMS.

• wirtualna asystentka zarządzająca stronami www

To usługa polegająca na tworzeniu dedykowanych stron www z wykorzystaniem systemów zarządzania treścią (CMS) np. wordpress oraz administrowanie taką stroną. Administracja stroną www polega na jej właściwej konfiguracji i aktualizacji motywów i wtyczek, dodawaniu treści, zarządzaniu zarejestrowanymi użytkownikami oraz pozycjonowaniu.

• wirtualna asystentka administracyjna

Jest to usługa polegająca na wykonywaniu zadań administracyjno-biurowych związanych z wypełnianiem formularzy, przygotowywaniem projektów pism, wprowadzaniem danych do systemów elektronicznych, prowadzeniem kalendarza, koordynowaniem przepływu informacji, prowadzeniem rejestrów, archiwizowaniem informacji, wystawianiem faktur, obsługą korespondencji e-mail.

• wirtualna asystentka obsługi klienta

Jest to osoba zajmująca się koordynowaniem komunikacji z klientami, rejestrowaniem procesów obsługi klienta w systemie CRM, nadawaniem statusów zgłoszeniom klienta i przekazywaniem ich wedle właściwości, udzielanie klientom zestandaryzowanych odpowiedzi.

• wirtualna asystentka pracownicza

Jest to osoba zajmująca się obsługą procesów rekrutacji, archiwizowaniem dokumentów w formie elektronicznej, przygotowywaniem projektów zaświadczeń, obsługą elektronicznego systemu dofinansowań do pracowników niepełnosprawnych.

• wirtualna asystentka analizy i przetwarzania danych

Jest to usługa polegająca na zarządzaniu bazami danych, ich aktualizacji, czyszczeniu, wyszukiwaniu informacji, tworzeniu raportów i zestawień w oparciu o dane oraz analizie źródeł danych.

Jakie są korzyści z usług wirtualnej asystentki?

Podstawowe korzyści wynikające z usługi wirtualnej asystentki to oszczędność czasu i pieniędzy. W przypadku takiej usługi opłacie podlega jedynie faktyczny czas wykonywania zleconych czynności.

Usługa rozliczana jest na podstawie wystawionej faktury, nie ma potrzeby prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Model usługowy sprawia też, że klienta nie dotyczą problemy absencji w pracy z powodu zwolnień i urlopów. Ponadto usługa świadczona jest na odległość, a zatem asystentce nie trzeba organizować miejsca pracy oraz narzędzi do jej wykonywania.

Gdzie szukać wirtualnej asystentki?

Usługa wirtualnej asystentki świadczona jest zarówno przez osoby prowadzące jednoosobową działalność jak i agencje zatrudniające wirtualne asystentki specjalizujące się w określonych obszarach działalności. W tym pierwszym przypadku zatrudnienie odbywa się zazwyczaj za pośrednictwem portali internetowych pośredniczących za dodatkową opłatą w takiej transakcji takich jak upwork. W przypadku agencji takiej jak Zielinet istnieje możliwość podpisania ramowej umowy wraz z umowami o powierzeniu przetwarzania danych osobowych oraz zachowaniu poufności. Podpisanie takich umów z profesjonalnym podmiotem gwarantuje nam, że nasze dane przekazywane wirtualnej asystentce będą przetwarzane w sposób poufny i bezpieczny.

Dla efektywności pracy naszej wirtualnej asystentki duże znaczenie będą miały także narzędzia, którymi się będzie posługiwać oraz dostęp do szkoleń. W przypadku agencji zatrudniających wiele wirtualnych asystentek dostęp zarówno do narzędzi jak i wymiany doświadczeń jest zazwyczaj większy.

Skorzystanie z usług agencji zapewni nam też ciągłość świadczenia usług. Jeśli nasza asystentka zachoruje lub wyjedzie na urlop agencja zapewni nam odpowiednie zastępstwo.

Jak zatrudnić wirtualną asystentkę?

Jeżeli czujesz, że usługi wirtualnej asystentki mogą rozwiązać Twoje problemy lub pomogą Ci rozwinąć skrzydła w biznesie uwalniając Cię od żmudnych i męczących zadań to napisz do nas lub umów się na bezpłatną konsultację. Pomożemy Ci określić Twoje potrzeby oraz możliwe rozwiązania.